E-mail archiving

E-pasta arhivēšanas sistēma nosaka, kurus e-pasta ziņojumus ir nepieciešams arhivēt, pārkopē šos ziņojumus uz visekonomiskāko un efektīvāko datu uzglabāšanas līdzekli un pēc tam, kad ziņojumi vairs nav nepieciešami, tos dzēš.

Pēc noteiktām vadlīnijām izstrādātās bāzes e-pasta arhivēšanas programmatūras lietojumprogrammas ļauj informācijas tehnoloģiju pārvaldniekiem strādāt ar lieliem e-pasta arhīviem, kā arī atbrīvot vietu uz ražošanas serveriem un samazināt datu dublēšanas laiku. Šīs lietojumprogrammas parasti ietver:

• indeksēšanas un meklēšanas iespējas;
• piekļuves žurnālus, lai e-pasta pārvietošanas vai dzēšanas gadījumā nodrošinātu virtuālu dokumentāciju;
• dzīves cikla pārvaldības komponentu e-pastu klasificēšanai.
  

Lai apzinātu uzņēmuma rīcībā esošos datus un noskaidrotu, kāda veida dati ir jāsaglabā arhīvā un kādus datu saglabāšanas nosacījumus piemērot, jāveic datu klasificēšana.

Kāpēc arhivēt e-pastus?

Pētījumi apliecina, ka 80% primārās datu krātuves tiek izmantoti ļoti reti.

Iepriekš uzņēmumi paļāvās, ka lietotāji paši uzturēs individuālos e-pasta arhīvus. IT nodaļās e-pasti tika dublēti, bet tādā veidā, kas nenodrošināja ziņojumu meklēšanu. Lai sameklētu specifisku e-pastu, nereti pagāja nedēļas. Saskaņā ar atbilstības likumdošanu daudzām IT nodaļām ir nepieciešams pārvaldīt visu uzņēmuma e-pastu arhīvu tā, lai specifiskus ziņojumus varētu atrast dažu minūšu, nevis nedēļu laikā.

Mūsuprāt, ir vairāki iemesli, kāpēc ir nepieciešams izveidot e-pastu arhīvu:

• lai uzglabātu lielus apjomus ar datiem, kas netiek bieži izmantoti;
• lai nodrošinātu saistošo datu uzglabāšanu saskaņā ar uzņēmuma iekšējiem un/vai ārējiem regulējošiem noteikumiem;
• lai samazinātu izmaksas (arhīva krātuves izstrādē ir izmantoti rentabli diskdziņi);
• lietojot asociatīvās atmiņas iekārtas, arhīvu krātuvi var izveidot bez dublējumiem. Tam pamatu nodrošina arhivēto objektu kopiju skaits un asociatīvās atmiņas iekārtas klasteru (CAS cluster) mezglu izplatīšana.

Atkarībā no ražotāju piedāvājuma e-pasta arhivēšanas programmatūras nodrošina dažādas iespējas. Visizplatītākās ir šādas:

• Pastkastītes arhivēšana. Šī funkcija ļauj samazināt gan privātajās, gan publiskajās pastkastītēs saglabātā pasta apjomu, šādi sasniedzot pirmo e-pasta arhivēšanas risinājuma mērķi. Tas palīdz samazināt dublēšanas laiku, bet kļūmju gadījumā – pasta atkopšanas laiku. E-pasta saturu ir iespējams pārveidot tīrā tekstā, indeksēt un sagatavot turpmāko meklēšanu un atgūšanu vajadzībām.
• Žurnalēšana. Šī funkcija nodrošina atbilstību iekšējām un ārējām prasībām. Visi ienākošie un izejošie e-pasti tiek pārkopēti uz "Exchange" žurnalēšanas pastkastīti. E-pasta arhivēšanas programmatūra nolasa šo pastkastīti un saglabā e-pasta vienumus atbilstošajā datu uzglabāšanas līdzeklī saskaņā ar iepriekš noteiktiem likumiem. E-pasta tekstu ir iespējams pārveidot tīrā tekstā, indeksēt un sagatavot turpmāko meklēšanu un atgūšanu vajadzībām.
• PST migrācija. Uzņēmumā PST failu daudzums un apjoms var pārsniegt tiešsaistes "Exchange" datubāzes apjomu. Saglabājot šo failus uz centrālajiem failu serveriem, tie tiek regulāri dublēti. Turpretim uz darbstacijām tie visticamāk vispār netiek dublēti. Abos gadījumos failu ietvertā informācija uzņēmuma darbībai var būt kritiski svarīga, tomēr nepieejama. Pēc migrācijas, pārveidošanas un indeksēšanas faili tiek dzēsti no iepriekšējās atrašanās vietas un sagatavoti meklēšanas un atgūšanas vajadzībām.

"Proact" uzņēmums

Arhivēšana ir "Proact" galvenā specializēšanās joma, un arhivēšanu visefektīvāk un visvienkāršāk ir sākt ar e-pasta arhīva izveidošanu.